Es gibt wohl kein Unternehmen, das seine Ausgaben nicht gerne senken würde. Bei Start-ups und kleinen Unternehmen zählt meist jeder Euro. Schlanke Organisation ist gefragt – und der möglichst effiziente Einsatz der vorhandenen Arbeitskraft. Das heißt nicht, dass du alles selber machen musst, im Gegenteil: Manchmal kann es hilfreich sein, Tätigkeiten auszulagern. Zum Beispiel das Büro.

Du kannst nicht überall sein

In größeren Unternehmen ist das Büropersonal die erste Anlaufstelle für Kunden oder Auftraggeber. Als Gründer oder Kleinunternehmer hast du möglicherweise nur eine begrenzte Zahl von Anfragen am Tag. Ursprünglich bist du davon ausgegangen, dass du diese locker selbst beantworten kannst. Leider rufen die Leute immer dann an, wenn du gerade unterwegs oder im Gespräch bist, oder sie stören dich in deiner Konzentration. Und nur ein Teil dieser Anrufer ist so geduldig, auf den Anrufbeantworter zu sprechen und auf Rückruf zu warten.

Ein Platzproblem ist auch ein Kostenproblem

Du kommst auf Dauer nicht daran vorbei: Du brauchst professionelles Büropersonal. Das ist zunächst eine Platzfrage und letztlich natürlich eine Geldfrage. Büroraum kostet – besonders in der Großstadt. Für Spitzenimmobilien in Frankfurt, Berlin oder München zahlt man bereits mehr als 30 Euro Miete pro Quadratmeter. Als Start-up würdest du dich auch mit günstigeren Räumlichkeiten begnügen, aber selbst Durchschnittsmieten liegen dort um die 20 Euro. Und die zu deinem Projekt passenden Flächen musst du auch erst einmal finden. Denn nicht nur Wohnraum ist in den Großstädten knapp und teuer geworden, auch Büros. So gibt es im Großraum München oder Berlin zwar mehr als 20 Millionen Quadratmeter Büroflächen, mehr als in jeder anderen Großstadt. Davon stehen aber nur weniger als zwei Prozent leer. Die Angebote in Hamburg, Köln oder Stuttgart sind auch nur etwas günstiger und zahlreicher. Hamburg hat rund 15 Millionen Quadratmeter Bürofläche und einen Leerstand von weniger als vier Prozent.

Die Option externer Büroservice

Eine einfache und günstige Lösung könnte sein, die Dienstleistung von Büroservice24 zu mieten. Dabei nimmt das Personal eines Dienstleisters deine Anrufe entgegen, als säßest du gleich nebenan – die Anruf-Weiterleitung macht es möglich. Der Vorteil: Du brauchst keinen zusätzlichen Raum und bezahlst auch nur einen Bruchteil des Gehalts. Denn deine Telefonistin arbeitet für mehrere Kunden nach demselben Modell und meldet sich jeweils mit dem passenden, eingespeicherten Firmennamen. Besonders geeignet ist diese Lösung für Start-ups und kleine Teams, die viel unterwegs sind, aber vergleichsweise wenige Anrufe bekommen. Doch jeder Anrufer ist ein potenzieller Kunde oder Auftraggeber, den man nicht verprellen sollte.

Geld sparen durch Technik

Der Einsatz von Technik kann auch in anderen Bereichen Geld sparen. So sind heute digitale Buchhaltungsprogramme erhältlich, mit deren Hilfe die Routinearbeiten gut selbst zu erledigen sind. Das Geld für den Steuerberater gibst du lieber dann aus, wenn du einen fachlichen Rat von ihm brauchst.
Statt weite Strecken zu Meetings zu fahren, lassen sich Treffen außerdem auch per Videokonferenz durchführen. Dann musst du dir die Häppchen zwar selbst bereitstellen, sparst aber Fahrzeit und -kosten. Die Akzeptanz dafür ist in der Corona-Krise stark gestiegen.
Und nicht zuletzt: Prüfe, welche deiner Aktivitäten wirklich Geld einbringen und entwicklungsfähig sind und konzentriere dich darauf.