Im Jahr 2023 gab es dem KfW-Gründungsmonitor zufolge 568.000 Gründungen. Davon waren 363.000 Nebenerwerbsgründungen, was ein Plus von elf Prozent bedeutet. Das Gründen im Nebenerwerb liegt also im Trend. Dies ist nicht zuletzt den Vorteilen in puncto Sicherheit geschuldet, denn wer nebenberuflich selbstständig ist, hat weiterhin seinen Hauptberuf als sichere Einnahmequelle. Wichtig ist jedoch zu wissen, dass nebenberufliche Gründer dieselben gesetzlichen Regeln und Anforderungen beachten müssen wie hauptberuflich Selbstständige. Zudem ist es von Vorteil, die Herausforderungen zu kennen, die mit einer nebenberuflichen Gründung einhergehen, um umfänglich vorbereitet zu sein.
Coach – Freiberufler oder Gewerbetreibender?
Wer wissen will, welche steuerlichen und gesetzlichen Regelungen für seine nebenberufliche Tätigkeit als Coach gelten, muss zunächst prüfen, ob er als Freiberufler oder Gewerbetreibender anzusehen ist. Für Coaches ist diese Frage nicht immer einfach zu beantworten, denn es kommt auf das individuelle Tätigkeitsprofil und die individuelle Angebotsgestaltung an. Im Zweifelsfall ist es eine gute Idee, bei der zuständigen IHK nachzufragen, ob das eigene Unternehmen als Gewerbe einzustufen ist.
So gehören Coaches zu den Freiberuflern, wenn sie unterrichtend oder beratend in einem freien Beruf, etwa als Psychologe, tätig sind. In diesem Fall muss kein (Neben-)Gewerbe angemeldet werden; die Meldung der nebenberuflichen Selbstständigkeit beim Finanzamt ist ausreichend. Ist man als Coach in einem nicht zu den freien Berufen gehörenden Feld individuell beratend tätig oder geht die Tätigkeit als Coach mit gewerblichen Tätigkeiten wie dem Verkauf von Online-Kursen einher, ist eine Gewerbeanmeldung erforderlich. Liegt eine gemischte Tätigkeit vor, müssen entweder die beiden Tätigkeiten separat angemeldet und entsprechend zwei getrennte Buchhaltungen geführt werden oder beide Tätigkeiten werden als Gewerbe angemeldet, was die Buchhaltung vereinfacht.
Tipp: Um die Buchhaltung für die nebenberufliche Selbstständigkeit möglichst einfach zu gestalten, bietet es sich an, zwei separate Konten zu führen und neben dem Gehaltskonto ein weiteres Konto für alle Einnahmen und Ausgaben im Rahmen der nebenberuflichen Tätigkeit als Coach einzurichten. Überdies sorgt eine passende Buchhaltungssoftware für einen besseren Überblick und erleichtert die Einhaltung steuerlicher Verpflichtungen sowie die Rechnungsstellung.
Zwei Einkommensquellen versteuern und verwalten
Auf zusätzliches Einkommen, das die Freigrenze von 410 € im Jahr übersteigt, müssen Steuern bezahlt werden. Einnahmen aus einer nebenberuflichen Selbstständigkeit unterliegen damit ab diesem Betrag ebenso wie das Einkommen aus dem Hauptberuf der Einkommensteuerpflicht. Die Gewinne aus der nebenberuflichen Selbstständigkeit müssen in der Einkommensteuererklärung in der Anlage „S“ für Freiberufler oder in der Anlage „G“ für Gewerbetreibende angegeben werden.
Die entsprechenden Gewinne werden zum Einkommen aus dem Hauptberuf dazugerechnet, und die Höhe der Einkommensteuer ergibt sich aus der entsprechenden Gesamtsumme. Das gilt es, bei der Verwaltung des Gewinns zu berücksichtigen. Im Idealfall wird monatlich etwa ein Drittel des Gewinns zurückgelegt, um auf etwaige Steuernachzahlungen vorbereitet zu sein. Die Gewinnermittlung erfolgt per Buchhaltung oder bei entsprechend geringem Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung.
Zusätzlich zur Einkommensteuer fallen gegebenenfalls Umsatzsteuer und Gewerbesteuer an. Allerdings besteht insbesondere bei einer nebenberuflichen Selbstständigkeit die Möglichkeit, von der Kleinunternehmerregelung zu profitieren, wodurch die Umsatzsteuer entfällt. Voraussetzung dafür ist, dass der Umsatz der nebenberuflichen Tätigkeit im ersten Jahr 22.000 € und im zweiten Jahr 50.000 € nicht überschreitet. Durch diese Regelung verringert sich der bürokratische Aufwand erheblich, denn es muss lediglich beim Finanzamt die Nutzung der Kleinunternehmerregelung beantragt und auf den Rechnungen die Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 UStG vermerkt werden.
Gesetzliche Rahmenbedingungen kennen und einhalten
Grundsätzlich gilt in Deutschland das Recht auf eine freie Berufswahl, und der Arbeitgeber muss über eine Nebentätigkeit nicht informiert werden. Allerdings darf dem Arbeitgeber mit der nebenberuflichen Tätigkeit keine Konkurrenz gemacht werden. Wer also für einen Arbeitgeber tätig ist, der Beratungen anbietet, muss dies berücksichtigen, wenn er als Coach ein eigenes Business gründet.
Zudem dürfen die dem Arbeitgeber gegenüber bestehenden Pflichten nicht unter der selbstständigen Tätigkeit leiden und der vertraglich geregelte Erholungsurlaub sowie Krankentage dürfen nicht für den Nebenberuf genutzt werden, wenn die Leistungsfähigkeit am Arbeitsplatz darunter leidet.
Ferner sollte der Arbeitsvertrag vor dem Schritt in die Selbstständigkeit genau geprüft werden, denn in einer Nebentätigkeitsklausel kann der Arbeitgeber fordern, über Art und Umfang der Nebentätigkeit informiert zu werden. Auch im tarifvertraglichen Regelwerk und Betriebsvereinbarungen sind gegebenenfalls Bestimmungen zu Nebentätigkeiten enthalten. Beamte und Mitarbeiter im öffentlichen Dienst benötigen für zahlreiche nebenberufliche Tätigkeiten eine Genehmigung.
Auf den Krankenkassenbeitrag und die Sozialversicherung hat eine nebenberuflich selbstständige Tätigkeit in der Praxis meist keinen Einfluss. Theoretisch kann es jedoch abhängig von der Höhe des Einkommens und der auf die Nebentätigkeit verwendeten Arbeitszeit zu zusätzlichen Beiträgen kommen. Es empfiehlt sich daher, die Krankenkasse über die Aufnahme einer Nebentätigkeit zu informieren.
Arbeitszeit richtig planen
Als Coach ist man glücklicherweise sehr flexibel. Man kann so viele Coachees annehmen, wie man möchte, und die Arbeitsstunden in Absprache mit seinen Kunden flexibel gestalten. Doch auch, wer von seinem Arbeitgeber das Go hat, so viel nebenberuflich zu arbeiten, wie er möchte, muss darauf achten, sich nicht zu übernehmen. Eine der größten Herausforderungen der Selbstständigkeit im Nebenerwerb ist es schließlich, seine Arbeitszeit mit Bedacht einzuteilen. Neben dem eigentlichen Coachen gehören Vor- und Nachbereitungszeit, Zeit für das Schreiben von Rechnungen und für die Buchhaltung sowie für Marketing und Akquise zur Arbeit als Coach. Darum gilt gerade für den Anfang: Weniger ist mehr.
